２０１６年１月から始まるマイナンバー、今年１０月から順次、マイナンバーが記載された「通知カード」が郵送されます。はマイナンバーが進んでいるでしょうが、中小企業で規模の小さい事業所では、制度開始に向けての対応をまだ何もしていないという声をよく聞きます。小規模事業者が最低限押さえておくべき、入社、源泉徴収票の作成時、退社等ごとのポイントを簡単にまとめてみました。
小規模事業者向けのマイナンバー関連資料「小規模事業者必見！ マイナンバーガイドラインのかんどころ～入社から退職まで～（平成27年4月版）」から引用しています。
■入社
・社員からマイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書等）を取得する。
取得の際は、
・源泉徴収票作成事務
・健康保険・厚生年金保険届出事務
・雇用保険届出事務
で利用することを知らせる。
・社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カード等で本人確認を行う。
・マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管する。
・マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、
最新のウィルス対策ソフトを入れておく。
■源泉徴収票などの作成
・マイナンバーを扱う社員を決めておく。
・マイナンバーの記載や書類の提出をしたら、業務日誌等に記録するようにする。
・源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、
机の上に出しっぱなしにしたりしないようにする。
■退職
・退職所得の受給に関する申告書等、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれている。
・退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか
過去の書類を確認することで対応可能。
・保存期間が過ぎたもの等、必要がなくなったマイナンバーは廃棄する。
・マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけない。
■支払調書の作成
・税理士や大家・地主等からマイナンバーを取得する。
・取得の際は、「支払調書作成事務」等で利用することを知らせる。
・本人確認も忘れずに行う。気をつけることは、社員のマイナンバーと同じように
カギのかかるところに大切に保管、最新のウィルス対策ソフトの導入、
マイナンバーを使う社員の特定、業務日誌などへの記録、机の上に出しっぱなしにしない、
必要がなくなったマイナンバーは廃棄する。
